Heel wat verenigingen gebruiken momenteel Google Drive als centraal document systeem. Terecht een goed systeem. Alle documenten staan centraal en iedereen kan die raadplegen. De tijden van papieren versies en verloren documenten is voorbij. Alles kan je er terugvinden. Verslagen, werklijsten, foto’s, plannetjes, agenda's, financiële verslagen.

Maar het paswoord circuleert vrij rond. Daarom is het belangrijk om stil te staan bij de veiligheid.

Bij veel initiatieven wordt één Gmail account aangemaakt voor de vereniging en wordt het paswoord doorgestuurd naar alle leden. Elk jaar opnieuw, jaren lang, zonder het paswoord te wijzigen. Hoeveel personen zouden ondertussen toegang hebben? 10, 20, 50 of meer? Emails worden doorgestuurd, het paswoord komen soms terecht bij mensen die geen lid zijn. Soms komen die paswoorden zelfs online, op Facebook of op een website.

Een paar kleine acties kunnen veel problemen voorkomen. Er zijn verenigingen die plots geen toegang meer hebben tot hun documenten. En dit komt steeds doordat het paswoord publiek gekend was.

Voorstel digitale veiligheid:

• Hoofd account:
  • Enkel de voorzitter, vice voorzitter en digitaal beheerder bezitten de hoofd account (het paswoord).
  • Elk jaar wordt dit paswoord gewijzigd.
  • Bij wisselen van voorzitter wordt het paswoord gewijzigd. Deze persoon heeft immers de eind verantwoordelijkheid over alle documenten.
• De leden:
  • Niemand gebruikt de hoofd account. Het paswoord circuleert dus niet vrij rond.
  • Iedereen gebruikt zijn eigen gmail account. Wie dit niet heeft maakt er eentje aan. Dit kost niks...
• De digitaal beheerder:
  • Verleent toegang tot iedereen met een gmail account. Dit kan eenvoudig door het delen van de mappen.

De voordelen:

• Voortaan kunnen enkel nog de leden de documenten bekijken en aanpassen.
• Je kan nog steeds documenten publiek maken voor bezoekers.
• Als een document accidenteel verwijdert wordt, dan kan de digitaal beheerder het nog terug opvissen.

Hoe Google Drive opdelen:

• /privaat/ : Documenten die enkel voor de hoofdgebruiker toegankelijk zijn. Beperkt.
• /leden/ : Voor alle leden toegankelijk
• /publiek/ : Voor iedereen.

Laat uw reacties na op het forum: